Areas de trabajo en Power BI

Las áreas de trabajo son una funcionalidad que puede ser confusa para quien crea informes por primera vez en Power BI.

Vamos a explicar para qué sirven y las mejores prácticas para que puedas mejorar la forma en que distribuyes la información.

Antes de empezar, es importante que entiendas los dos flujos de trabajo principales en Power BI.

  1. Ciclo de desarrollo: es todo lo que ocurre desde que empiezas a conectar a las fuentes de datos con Power BI Desktop, creas el modelo y las visualizaciones hasta que tus usuarios tienen acceso a la información.
  2. Ciclo de consumo: es lo que ocurre cuando has publicado tu .pbix en el servicio de Power BI, los usuarios lo consumen, y, en el caso de que refresques la información, se ejecuta el proceso periódico de refresco.

Las áreas de trabajo juegan una función importante en ambos ciclos. Vamos a ver primero cómo son las áreas de trabajo y luego analizaremos sus funciones.

¿Qué es un área de trabajo?

Un área de trabajo (workspace) es un espacio en el servicio de Power BI en la nube que tiene un acceso reservado. Por defecto, todos los usuarios de la plataforma tienen un área de trabajo denominada precisamente Mi área de trabajo. En ella puedes publicar cualquier informe que quieras.

Sin embargo, tu área de trabajo personal tiene una gran carencia: no puedes dar acceso a la misma a otros usuarios de la plataforma.

Los usuarios que tienen licencia Pro pueden crear nuevos espacios de trabajo donde se puede invitar a cualquier otro usuario Pro.

Roles del área de trabajo

Hay cuatro tipos de roles para los usuarios de un espacio de trabajo:

  • Visor: puede ver todos los informes del espacio de trabajo e interacturar con ellos.
  • Miembro: además de lo que hace el Colaborador, puede publicar aplicaciones y añadir otros colaboradores o visores al espacio de trabajo.
  • Administrador: puede conceder o denegar acceso al espacio de trabajo y actualizar o eliminar el mismo.

¿Por qué tantos roles? ¿Acaso el visor no es lo mismo que el consumidor de los datos y por tanto deberemos dar acceso al espacio de trabajo a todos los usuarios de la aplicación? No, esa no es la mejor práctica. Power BI está diseñado de forma que los consumidores finales no necesiten acceder al espacio de trabajo sino a la app.

Apps y la nueva forma de trabajar en Power BI

Una app la forma estándar de acceso al contenido de los usuarios finales. Al igual que en las tiendas de appsonline, los usuarios buscan su aplicación y se la instalan. En el caso del servicio de Power BI la instalación no es más que un enlace en la pestaña de Apps.

La ventaja de las apps es que añaden una capa de distribución por encima de las áreas de trabajo. Esto da mayor flexibilidad en el proceso de despliegue y libera los espacios de trabajo para hacer tareas de desarrollo y testing en vez de sobrecargarlas con la función de acceso a usuarios.

La forma antigua de usar los espacios de trabajo era la siguiente:

  • El autor del informe lo publicaba en el espacio de trabajo.
  • El administrador del espacio de trabajo daba acceso a los usuarios.

Para aplicaciones pequeñas, esto puede funcionar. En cambio, para aplicaciones grandes, es mucho mejor utilizar el área de trabajo para realizar el desarrollo y testing. De esta forma, las áreas de trabajo ya no son espacios de consumo de información sino auténticos espacios de colaboración para revisar que la información que será distribuida en las aplicaciones sea correcta.

Por lo tanto, siempre que puedas, distribuye tus informes a través de una app y limita al máximo el acceso a tus espacios de trabajo. De esta forma aumentarás la seguridad de tu aplicación y también mejorarás la experiencia de usuario.