Oracle Fusion Cloud – BPM (Parte I - Introducción): Gestión de aprobaciones

La gestión de aprobaciones en Oracle Fusion Cloud se realiza usando el gestor de flujos de negocio de Oracle, BPM (Business Process Management), que viene pre-configurado para los procesos de negocio y eventos del ERP Fusion Cloud, teniendo un flujo de trabajo predefinido para gestionar las aprobaciones de la gran mayoría de los objetos y eventos relevantes: Facturas de proveedores, compras, solicitudes, pagos, etc.

El hecho de tener un flujo de trabajo preasignado no implica que éste esté activo o que no debamos hacer algo con él. Durante el proyecto de implementación deberemos gestionar qué haremos con cada uno de los flujos de trabajo.

Una vez entramos en BPM es muy importante saber cuál es el flujo predefinido para la aprobación que deseamos gestionar. Ésta será el nombre de la tarea en BPM. Una vez en BPM, pulsaremos sobre Configuración de Tarea.

Por ejemplo, la aprobación de pedidos y acuerdos de compra sería DocumentApproval, la de FinApInvoiceApproval sería para facturas de cuentas a pagar.

¿Cómo editar una tarea en BPM?

Una vez vemos la tarea, que estará asociada a un flujo de negocio y de aprobación concreto, podremos editarla (botón editar tarea) y en “Personas Asignadas” podremos ver el flujo completo de aprobación. Este flujo permite secuenciar tareas de aprobación y definir aprobaciones en paralelo. También permite agrupar el flujo de aprobación en distintas etapas.

Cada casilla posee unas propiedades y unas reglas específicas de aprobación.
Podremos acceder a las reglas de aprobación pulsando sobre el icono azul de la casilla.

Cada regla de aprobación tendrá unas condiciones para que se aplique la regla y unas acciones a ejecutar (siempre en términos de aprobación) si se cumple la condición. Por ejemplo:

 

Las condiciones se podrán definir usando variables y expresiones predefinidas y las acciones de aprobación podrán ser:

Trataremos en posteriores posts las opciones más complejas (assert new, assign, call, modify, retract), introduciendo la opción más común: Agregar directamente un aprobador:

En este caso, el aprobador podrá estar:

  • Definido en un grupo de aprobación: Los grupos de aprobación se definen separadamente y se pueden incluir varios empleados en ellos.
  • Nivel de trabajo: Se define la aprobación teniendo en cuenta un nivel de trabajo con respecto al iniciador de la aprobación o a una persona específica.
  • Cadena de gestión: Se define el número de niveles de jerarquía de roles y el máximo nivel en la cadena.
  • Posición: Se definen los niveles con referencia a un empleado concreto o al empleado que inicia la aprobación.
  • Recurso: se define un empleado concreto para aprobar.
  • Supervisión: En lugar de la “cadena” de posiciones o de niveles de trabajo, en este caso se tiene en cuenta la “cadena” de supervisión directa, es decir, quién es el supervisor de cada empleado.

Aunque algunas reglas parecen similares, las diferencias permiten definir el criterio de aprobación de forma más exacta, dependiendo de cómo se hayan definido los trabajos, los roles y las jerarquías organizativas.

 

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