Esta es la cuarta entrega del ciclo El Gobierno del Dato y Transformación Digital. Escritos conjuntamente por Remedios López Pajares y Miquel Bonet López, a lo largo de cada capítulo, nos irán explicando cómo tener una visión clara sobre qué buenas prácticas aplicar en los diferentes contextos en los que manejamos datos y las ventajas que aportan al desarrollo de nuestros proyectos.
En todas las organizaciones se generan datos sobre sus entidades core o conceptos clave de negocio, pero frecuentemente, esta información está fragmentada y proviene de diferentes aplicaciones, sistemas, departamentos o incluso otras organizaciones.
Este hecho dificulta el análisis y uso de estos datos, generando ineficiencias en la operativa de la organización que probablemente tengan un impacto económico e incluso puedan llegar a tener consecuencias graves como el incumplimiento de normativas o regulaciones. Es aquí donde entran en juego los datos maestros y se hace patente la importancia de gestionarlos correctamente.
Los datos maestros son aquellos que nos dan una visión única y transversal de los conceptos clave de una organización y constituyen su versión más precisa, completa y verdadera que la organización dispone de los datos.
Uno de los ejemplos más comunes al hablar de datos maestros es el de la entidad CLIENTE. Nos puede llegar la información de nuestros clientes desde diferentes sistemas y aplicaciones, por ejemplo, del servicio de atención al cliente, de nuestro propio CRM, de un formulario disponible en nuestra página web, … incluso puede ser información facilitada por terceros. No todos los sistemas recogerán la misma información de los clientes, ni del mismo modo, ni en la misma periodicidad, ni fiabilidad. Por lo que, ¿cómo podemos tener una visión única y completa de nuestros clientes?
Al generar los datos maestros de clientes podemos resolver todos estos problemas, pero no sólo es suficiente con generarlos. También nos tenemos que asegurar que serán gestionados correctamente, que su calidad será la esperada y que habrá los mecanismos necesarios para asegurar su mantenimiento. Es por este motivo que cuando hablamos de datos maestros no solo hablamos de tecnología, sino que, tal y como veremos más adelante, hay otras dimensiones a tener en cuenta para asegurar que nuestra organización obtiene el máximo provecho de los datos maestros de manera sostenible y continuada en el tiempo.
Una buena gestión de los datos maestros no solo nos ayudará a mejorar el día a día de nuestro organización, sino que también a reducir costes y asegurar el cumplimiento regulatorio. Algunos ejemplos de los beneficios que nos aporta disponer de datos maestros son:
Existen infinidad de casos de uso en los que podemos ver los beneficios que una buena gestión de los datos maestros nos va a aportar. Siguiendo, con el ejemplo de cliente se presentarán dos casos con los que nos hemos encontrado:
Un fabricante de vehículos dispone de decenas de fuentes de información desde las cuáles obtiene información sobre sus clientes, pero no dispone de manera alguna para tener una visión unificada. Si tiene en cuenta la información tal y cómo le llega, se encuentra con que:
Gracias a la implantación de un programa de implantación y gestión de los datos maestros el fabricante es capaz de generar una visión 360 de sus clientes, y no sólo soluciona los problemas mencionados sino que también asienta las bases para la realización de iniciativas que le ayudarán a mejorar el servicio ofrecido a sus clientes, su satisfacción, y por consiguiente las ventas. Cómo por ejemplo, hipersegmentando a los clientes el fabricante es capaz de:
Un gigante de telecomunicaciones acaba de adquirir a otra empresa de telecomunicaciones para complementar su oferta con la gama de productos desarrollada por la otra. En este caso, no sólo tenemos una gran variedad de fuentes de información de clientes dentro de la misma empresa, sino que la empresa adquirida también dispone de sus propios sistemas y manera de organizar la información. Es necesario migrar los sistemas de información de la nueva empresa a los de la empresa compradora, pero este es un proceso lento que puede durar años.
Gracias a la implantación de un programa de gestión de datos maestros, el gigante de telecomunicaciones puede tener una visión única de sus clientes en un periodo de tiempo razonable (meses en vez de años) y resolver algunas de las preguntas que han surgido con la adquisición:
Los proyectos de gestión de datos maestros o MDM (Master Data Management), son una parte fundamental de la Gestión y el Gobierno del Dato, y tal y como hemos visto anteriormente, la tecnología no es el único aspecto a tener en cuenta:
Si queremos asegurar su éxito hay otras dimensiones del programa que también debemos responder a las siguientes preguntas:
Una vez tengamos respuesta a estas preguntas, nos podremos plantear el enfoque tecnológico que más se adecue a las necesidades y capacidades de nuestra organización. En este sentido, existen diferentes tipologías de MDM, cada una de ellas con sus beneficios e inconvenientes:
Los datos de los sistemas origen se consolidan en un repositorio común, donde se aplican reglas de limpieza y de normalización de los datos.
Al no haber una retroalimentación con los sistemas origen, éstos no se benefician de la mejora en la calidad de los datos.
En general, es el escenario con el que empiezan la mayoría y acostumbra a estar orientado a tener una visión 360 de los clientes en los sistemas informacionales.
Los datos de los sistemas origen se consolidan en un repositorio común, donde se aplican reglas de limpieza y de normalización de los datos.
En este caso, se implementan mecanismos de reconciliación que permiten actualizar de forma asíncrona (batch) la información en los sistemas origen, con lo que todos los sistemas disponen de la misma visión de los datos maestros.
Es la evolución natural del primer escenario de consolidación.
Los datos residen en los sistemas origen y el repositorio común, y la información se propaga entre los sistemas en tiempo real (reconciliación síncrona).
En este caso, todos los sistemas disponen de la misma visión de los datos maestros en tiempo real.
Es un escenario ideal de implantación de repositorio MDM, en el que se integra completamente con los sistemas transaccionales. No obstante, es el que presenta más complejidades a nivel de infraestructuras.
Los datos residen en los sistemas origen y el repositorio común solo mantiene los punteros a la ubicación de los datos.
Los datos son federados y consolidados a petición, sin que estos se almacenen en un repositorio unificado con la versión consolidada.
En este escenario, es necesario que los datos tengan la calidad suficiente como para poderlos relacionar y consolidar al momento.
Como hemos podido ver, un programa de gestión de los datos maestros es una iniciativa de gran complejidad tecnológica. No obstante, los cambios que comportará a nivel organizativo, manera de trabajar y culturales que van a ser tan o más difíciles de gestionar que la implantación tecnológica. Esto, juntado con los riesgos y costes asociados a un gran programa de larga duración, transversal a toda la organización hace que sea imperativo el definir una estrategia por fases que permita:
Empezar el programa a pequeña escala, con un único departamento y atacando problemas que afecten en su día a día y que sea asumible resolver. Esto nos permitirá obtener beneficios para negocio rápidamente y ayudará a justificar futuras inversiones. Establecer objetivos concretos en el corto plazo, que nos permitirá conseguir casos de éxito dentro de la organización que ayuden a evangelizar al resto de departamentos. Con cada nuevo éxito, ganaremos más personas que hablarán bien de la iniciativa y de sus beneficios, facilitando la conversión de los más reticentes y la aprobación de presupuesto para las siguientes fases. Escalar el sistema de manera continuada y sostenible en el tiempo, con todos los actores alineados y con soporte desde la alta dirección.
Finalmente, antes de iniciar el programa es recomendable realizar un análisis de todos los datos maestros que se quieran incluir dentro del programa. De este modo, crearemos una solución desde el principio que tenga en cuenta las necesidades actuales y futuras, facilitando su escalado y avanzándonos a posibles riesgos y contrapartidas.