Herramientas de Gobierno del Dato. Ciclo El Gobierno del Dato y Transformación Digital - Parte III

El Gobierno del Dato y Transformación Digital - Parte III

Esta es la tercera entrega del ciclo El Gobierno del Dato y Transformación Digital. Escritos conjuntamente por Remedios López Pajares y Miquel Bonet López, a lo largo de cada capítulo, nos irán explicando cómo tener una visión clara sobre qué buenas prácticas aplicar en los diferentes contextos en los que manejamos datos y las ventajas que aportan al desarrollo de nuestros proyectos.

Introducción

Existen diferentes herramientas de gobierno del dato disponibles en el mercado. Algunas herramientas ofrecen más funcionalidades que otras. Pero la decisión del uso de una u otra herramienta depende en última instancia de las necesidades de la empresa, el entorno y cultura empresarial, y el volumen y tipología de datos que se maneja.

La estrategia de gobierno del dato no puede partir de la decisión de la compra de una herramienta, sino que debe evaluar primero cuales son las necesidades concretas sobre las que estructurarla y según ello invertir en una herramienta que se ajuste a los objetivos concretos que resulten de dicho análisis. A medida que los datos sigan creciendo de manera exponencial, aumentará la necesidad de invertir en herramientas que ayuden a mantener la integridad y el control sobre los datos, y mejorando por tanto el retorno de la inversión.

¿Por qué debo invertir en la compra de una herramienta de gobierno del dato?

Al realizar iniciativas de Gobierno del Dato es fácil que éstas giren en torno a una implantación tecnológica y que se descuiden otros aspectos menos tangibles pero vitales para su éxito, como son por ejemplo los relacionados con los procesos y las personas. Una buena estrategia de gobierno es aquella cuyo fin último es la implantación de la cultura del dato en la empresa a través de la generación de valor y la mejora continua.

Cuando analizamos la posible compra de una herramienta, un buen punto de inicio es valorar los beneficios que aporta en función de los pilares de gobierno o de los servicios asociados. Es importante tener siempre en mente que la tecnología es una parte del gobierno del dato, que nos servirá de acelerador para agilizar y facilitar la implantación del modelo objetivo que perseguimos. Es por este motivo que al preguntarnos qué nos aportan las herramientas de gobierno es importante hacerlo desde todos los aspectos del gobierno:

Personas

Personas

¿Cómo ayuda al día a día del equipo?

Los usuarios disponen de una única plataforma desde la que realizar las gestiones con los datos y en la que tienen toda la información. Con lo que se evita la utilización de Excel o documentos, se reduce la dispersión de la información, se reducen los procesos manuales,...

¿Facilita la accesibilidad?

Las herramientas de gobierno permiten centralizar toda la información sobre los datos y habilitar un único punto de acceso. Por lo que facilita y democratiza el acceso a la información.

Procesos

Personas

¿Permite definir flujos de trabajo?

Frecuentemente, los procesos relacionados con los datos no existen o son desconocidos por los usuarios. Una herramienta permite definir los flujos, habilitar validaciones, y en definitiva proporcionar una plataforma desde la que gestionar los procesos.
 

¿Mejora la eficiencia?

Se reducen las ineficiencias y el tiempo que los usuarios dedican a realizar ciertas tareas relacionadas con los procesos como por ejemplo, dificultades para identificar los responsables, seguimiento y gestión de las peticiones de servicios, búsqueda de información en varios canales (email, excels, powerpoints, …), etc.

Tecnología

Personas

¿Está alienado con mi arquitectura tecnológica?

Con las herramientas de gobierno es posible conectarse a los sistemas actuales de la organización y obtener la información de manera automática. La adopción de la herramienta adecuada puede facilitar esta interoperabilidad y sinergias entre sistemas.
 

¿Da respuesta a los servicios de gobierno del dato ofrecidos?

Es posible ofrecer los servicios sin una herramienta de gobierno. No obstante, el esfuerzo humano requerido para hacerlo y mantenerlo de manera sostenible, se reduce notablemente al utilizar una herramienta.

Mejora continua

Personas

¿Permite la escalabilidad en el futuro?

Una herramienta no solo facilita el escalado a otras áreas dentro de la organización, si no que también permite adaptar los recursos a las necesidades reales y escalarlos en caso de tener que dar respuesta a un incremento de la demanda, ya sea puntual o duradero (por ejemplo, el herramientas cloud).

¿Es flexible?¿Se adapta a los cambios fácilmente?

El gobierno del dato no son iniciativas puntuales, sino que deben ser mantenidas a lo largo del tiempo. Por ello es necesario automatizar el máximo posible los cambios que deban realizarse. Además, con las herramientas se dispone de una traza que facilita la adopción y cumplimiento de normativas como la GDPR.

Otra manera de valorar la aportación de las herramientas de gobierno del dato es hacerlo en función de los servicios que queramos ofrecer a nuestros usuarios.

 

Lo que aportan las herramientas de Gobierno del Dato

 

Operativa de Gobierno del Dato
  • ¿Facilita la definición del mapa de datos de la organización?
  • ¿Permite la definición de procesos de gestión del dato y la asignación de roles y funciones?
  • ¿Toda la organización conoce cuáles son los roles y responsabilidades en cuanto a la gestión del dato?

Automatización de procesos
  • ¿Permite la interoperabilidad y uso compartido de los datos?
  • ¿Dispone de soluciones de IA para facilitar la gestión de los datos?

Calidad de los datos
  • ¿Es posible realizar el perfilado de la calidad de los datos de un dataset? 
  • ¿Se pueden definir reglas de calidad del dato y medir su grado de cumplimiento?
  • ¿Se pueden limpiar y estandarizar los datos?

Datos Maestros
  • ¿Permite la identificación de los datos maestros de la organización?
  • ¿Se pueden consolidar datos maestros de distintas fuentes de información y hacer matching de registros?
  • ¿Permite una arquitectura de datos maestros que facilite la compartición con el resto de sistemas de la organización?

Metadatos
  • ¿Permite la creación de un catálogo de datos funcionales y técnicos? 
  • ¿Es posible obtener la trazabilidad y linaje de los datos?
  • ¿Facilita el consumo de la información de Metadatos?
  • ¿Es posible la automatización de los procesos de recogida de los metadatos?

Seguridad de los datos
  • ¿Facilita la identificación de datos sensibles y confidenciales? 
  • ¿Se pueden crear reglas y políticas de seguridad?
  • ¿Es posible restringir el acceso y habilitar permisos?
  • ¿Facilita el cumplimiento de políticas y regulaciones en cuanto a la seguridad del dato?

A la hora de elegir la herramienta de gobierno del dato para nuestra organización no se trata de escoger las mejores herramientas del mercado, ni las más potentes, sino que tenemos que seleccionar aquella herramienta o conjunto de herramientas que mejor se adapten a nuestras necesidades y que nos permitan ofrecer el mejor servicio posible a los usuarios, teniendo en cuenta los diferentes ámbitos del gobierno del dato.

Hablemos de herramientas…

Es de todos conocidos que existen en el mercado diferentes proveedores de herramientas. Algunos de ellos se orientan a resolver la problemática concreta de un área de gobierno, otros en proporcionar soluciones globales de un programa del dato, otros orientados a proponer soluciones de gobierno que complementen el resto de sus soluciones orientadas al dato.

Algunos de los principales proveedores de dichos servicios son los siguientes:

 

Logo Infogix

Logo IBM

Logo Alation

Logo Oracle

Logo Azure

Logo Abinitio

Logo AWS

Logo smartLogic

Logo Collibra

Logo Talend

Logo Cloudera

Logo Google Cloud

Logo Informatica

¿Cómo las seleccionamos?

Ahora que somos conscientes de la necesidad de acometer nuestro programa de datos con una herramienta de gobierno del dato, es hora de pasar a analizar cuáles son las funcionalidades básicas que necesitamos evaluar para elegir aquella herramienta que mejor se ajusta a nuestras necesidades. Algunas de dichas características se enumeran a continuación:

  1. Requisitos de Negocio: un proveedor debe cubrir de manera adecuada los requisitos de negocio que se han detectado con anterioridad a la decisión de la compra; esto acotará la lista de proveedores a unos pocos.
  2. Coste: especifica un rango económico que la organización está dispuesta a gastar en las herramientas, para luego comparar los planes de precios y licencias de los diferentes proveedores de servicios que cumplen con los requisitos de negocio.
  3. Evolución y proyección de la empresa proveedora de software: elije un proveedor de servicios avanzado en competencias técnicas y capacidades operativas que lleve cierto tiempo en el mercado. Algunos proveedores subcontratan ciertas opciones tecnológicas y servicios, lo que puede ser una ventaja en algunas situaciones y un inconveniente en otras.
  4. Integración con las herramientas ya implantadas en la empresa: Muy posiblemente dispongamos en la organización de soluciones software para proyectos de calidad del dato por ejemplo. La herramienta elegida debe ser capaz de integrarse con las soluciones existentes (en el caso en el que queramos reutilizar lo disponible), y debe ser compatible con las políticas de la empresa en cuanto a soluciones software.
  5. Soporte: elije un proveedor de servicios que ofrezca diferentes opciones de soporte, y en concreto, que se adapten a nuestras necesidades, ya que es imprescindible contar con ayuda profesional tanto durante la puesta en marcha como en la implementación.
  6. Presencia de la empresa: evalúa la presencia la empresa en el mercado, analizando asimismo los acuerdos del proveedor con partners externos, valorando que existan suficientes profesionales capacitados en la tecnología seleccionada.
  7. Personalización: evalúa si la solución seleccionada permite su adaptación a requisitos concretos de nuestro negocio y sector de actividad.
  8. Capacidades internas: analiza si disponemos de personas en el equipo con conocimiento sobre la herramienta o con capacidades para aprenderla. Valora la posibilidad de capacitar el equipo o fortalecerlo con nuevos perfiles en caso de querer ser autónomos en la utilización de la herramienta.

Conclusiones

Existen varios proveedores de servicios de gobierno del dato. El mejor proveedor de servicios para una empresa debe ser el que pueda personalizar su solución de acuerdo con sus necesidades comerciales. Es necesario por tanto comparar las diferentes ofertas recibidas por un mismo servicio, y analizar los diferentes análisis, foros y casos de estudio. En cualquier caso, antes de firmar un acuerdo, debemos saber qué esperar del futuro proveedor.